A entrevista não é o único nem o melhor meio para recolher as informações procuradas pelos organizadores que pode ser neste caso uma empresa. Por vezes, é preferível consultar um manual, seguir uma instrução, do que dirigir-se a uma pessoa. Alem disso, a expressão verbal é menos exacta do que a formulação gráfica, matemática e estatística.
No entanto, a entrevista permite descobrir os aspectos ocultos que fazem parte do trabalho administrativo. Oferece a possibilidade de verificar o bom fundamento das observações sugeridas pelo exame do sistema.
Para que a entrevista seja concludente, o entrevistador deve dispensar o maior cuidado à sua preparação e orientação.
Como se preparar para uma entrevista?
O entrevistador deve escolher um método que lhe permita obter as informações desejadas. Portanto, é necessário estabelecer um prognostico do seu método intelectual. Numa primeira fase é preciso:
- Apresentar-se devidamente ao entrevistado de forma que ele fique acomodado, sinta-se motivado e desposto a desenvolver conversas;
- Explicar os objectivos da seleção, da solicitação e da entrevista;
- Ver a disponibilidade do entrevistado para poder explorar os seus melhores momentos.
A pessoa entrevistada deve ser de forma bastante atrativa avisada de que o entrevistador deseja conversar com ele.
A segunda fase do processo de uma entrevista compreende a aplicação de um método de orientação da conversa. O plano adoptado depende claro dos objectivos em vista, das diligencias de espírito do entrevistador. O método modelo pode mediante uma necessidade programada, nomeadamente a procura de informações precisas, o estudo de um problema ou conversa puramente psicológica.
Uma entrevista que responda à pergunta: ‘Como é elaborado o documento’ terá um conteúdo de estrita informação, caracterizada de pouca conversa. Mas se for da seguinte maneira: ‘Você elabora muitos documentos, acha isso normal?, tratar-se-á de um estudo de um problema. Ou então a entrevista pode ter um caracter psicológico quando a pergunta feita for do género: ‘Que pensa acerca dos documentos que utiliza?
Desta forma a objectividade decresce e a subjectividade aumenta, passando da entrevista relativa a uma estrita informação à entrevista que se propõe descobrir um comportamento psicológico.
Existirão casos em que o entrevistador adoptará uma atitude directiva sempre que conheça as informações que tem de procurar. Fará então, perguntas que tenham um objectivo limitado e assim obrigando o entrevistado a responder com mais precisão.
Se o entrevistador desconheces essas técnicas o processo de entrevista ficará desorganizado, e levando a uma desorientação o que será impossível dirigir a entrevista com sucesso, obrigando por esta via o entrevistado a ter um mau desempenho e consequentemente reprovar no processo selectivo.
O Comportamento do Entrevistador
No geral o entrevistado advinha o que o entrevistador pretende receber de informação, e tenta ajustar as suas respostas. Mas caso tenha um entrevistador com qualidades inadequadas ou sem alguma ciência, pode proporcionar uma má compreensão por parte do entrevistado e resultar em ruido de comunicação. O ideal é que a entrevista seja em levar o entrevistado a dizer aquilo que ele pensa e não o que julga que o entrevistador deseja ouvir.
Uma entrevista desenrolada sobre ponto de vista psicológico parece ser mais efectivo e menos agressivo em que dá espaço para o entrevistado apresentar todo os seus potenciais, facto que pertence a um aspecto emocional bastante importante, que permitirá sobre maneira ao entrevistador entender as diferentes variações emocionais e níveis de inteligência emotiva do seu entrevistado.
O entrevistador deve saber de antemão que o entrevistado quase sempre se imagina numa situação já vivida, por exemplo a do professor e aluno, na esperança de eliminar a suas ansiedades. Por vezes o comportamento dos entrevistados pode ser baseado por más experiências vividas, facto que todo entrevistador deve considerar como possibilidade, para assim conseguir de forma comoda atrair ao entrevistado a apresentar-se em alta performance. O entrevistador deve facilitar a comunicação e não a dificultar. A entrevista é uma expressão ‘face to face’, e nem todos tem a capacidade de imediatamente envolver-se com novas caras, podem precisar de um ajuda para fazer desaparecer a ansiedade:
- Por recear perder a oportunidade;
- Por nunca ter sido antes entrevistado;
- Por ter tido experiências desagradáveis, entre outros.
É compreensível que uma pessoa entrevistada adote uma atitude defensiva. Para contrabalançar esta atitude defensiva, o entrevistador evitara quanto possível as considerações de natureza pessoal e manter-se-á objectivo, pelo que a entrevista incidira sobre a execução das operações realizadas no âmbito da organização em causa.
O Entrevistado como Cliente
É necessário que durante o processo de entrevista, o entrevistador veja o seu entrevistador como um comprador indirecto da sua marca, da sua empresa, das cores e da sua personalidade, isso porque, ao solicitar uma entrevista ao entrevistado demonstra um interesse na identidade profissional deste individuo razão pela qual se emerge a vontade de contratá-lo, pois, a solicitação a uma entrevista é um passo para contratação – facto que se calhar dever-se-ia começar a pensar-se em pagar aos entrevistados:
- Pelo tempo concedido;
- Pelas respostas prestadas;
- Pelas informações pessoas concedidas;
- Por vários outros motivos.
Ainda mais, é evidente que também haja momentos de reconhecimento, em que seja emitido um elogio equilibrado (dentro dos limites) a pessoa entrevistada pela sua boa performance, isso irá significativamente melhor a relação e a qualidade das próximas respostas.
As dificuldades encontradas no processo de uma entrevista pré-planificada, provem muitas vezes de certa incompatibilidade de temperamentos entre o entrevistador e o entrevistado, deste modo o entrevistador que é o organizador deve a todo custo quanto possível descobrir em função da pessoa que esta na sua frente, os meios de conseguir as informações desejas. Por vezes, é preferível interromper a entrevista e remarcá-la para um novo dia.
Por fim, recomenda-se que ao despedir-se o entrevistador deve recapitular brevemente os principais pontos abordados. Este resumo dá-lhe a possibilidade de se assegurar de que não houve omissões.
