Olá! Ainda bem que esta nota chamou-te atenção, porque hoje e agora você vai ver em detalhes cada uma das quatro funçõs extremamente importantíssimas para uma administração de sucesso, e tudo conforme a concepção moderna quanto a planeamento, organização, direção e controle de qualquer coisa, mas em particular a sua empresa.
Se você é empreendedor ou empresário, ou ainda um trabalhador por conta de outrém ou freelancer, não importa, porque essas preciosas dicas servem em especial como ferramentas para você melhorar as suas competências em gestão de qualquer coisa.
Está claro que você não precisa dominar todas as áreas, mas você pode melhorar as suas habilidades administrativas e se tornar num bom gestor. Vamos a isso:
As 4 funções da Administração Moderna que vai melhorar a sua vida:
- PLANEAMENTO:
O planeamento consiste basicamente em três actividades fundamentais:
- Especificação de forma clara e precisa todos os objectivos (possivelmente mensuráveis) a serem atingidos no espaço e no tempo;
- Definição das estratégias e acções que permitam o alcance dos seus objectivos definidos;
- Desenvolvimento de planos de acção que integrem e coordenem as actividades pessoais, do grupo, da empresa ou de qualquer organização.
Lembre que não se pode apostar em objectivos que não se podem medir dentro do espaço e dentro de um tempo específico sobre risco de nunca poder satisfazé-lo. A primeira coisa que devemos fazer ao desenhar nosso plano geral é não sermos injustos connoscos mesmos – quero dizer, que não podemos planear sobre algo que é mentira e que não exista ciência alguma para concretizar dentro de um periodo curto, médio ou longo.
A natureza dos nossos objectivos devem ser:
- Puramente alcançáveis;
- Mensuráveis no tempo e espaço;
- Previsível e concreto;
- Projectável no papel; e
- Executável.
Caso a cor do seu objectivo não tenha todos esses códigos, pode ser que você esteja a caminhar para um lugar sem terra (chão), rumo a um suícidio.
Por isso, ao fazer o seu planeamento faça com dados concretos, pois o planeamento descreve os objectivos, o plano de acção, as estratégias e todas as outras actividades a serem realizadas. Com essa ferramente ele permite que gestores, administradores e qualquer trabalhador tenham sua acção mais orientada para um determinado objectivo claro. Deste modo, pode ter a certeza que você poderá concentrar toda a atenção naquilo que mais importa para si, ou seu grupo ou sua empresa.
É necessário lembrar que planeamento é responsável pela definição dos objectivos (propósitos, intenções, ou missão) da organização e pela concepção de planos que integram e coordenam suas actividades. O que significa que você deve definir bem o que deve ser feito (objectivos) e definir muito bem como deve ser feito (plano de acção).
2. ORGANIZAÇÃO
Enquanto o planeamento define os seus objectivos de forma clara, e formula as estratégias que permitem alcançá-los, a organização tem a função de criar as condições para que os objectivos estratégicos possam ser realizados com sucesso e dento do plano. Portanto, trata-se de como fazer.
Na organização da sua actividade, você deve estruturar suas acções respondendo questões indispensáveis, tais como:
- Como vou fazer?
- Quando vou fazer?
- Até quando vou fazer?
- Com quem vou fazer?
- Para quem vou fazer?
- Porquê vou fazer?
- Onde vou fazer?
- Com o quê vou fazer?
- Para o quê vou fazer?
Em outras palavras a organização agrupa e estrutura os recursos organizacionais, sejam pessoas, tecnológicos, ou informações. É ela que estabelece todos os links, e os mecanismos de comunicação e de coordenação entre os membros intervenientes no processo da actividade, para assim permitir que os objectivos sejam alcançados de modo eficiente.
Portanto organizar, antes de tudo, é um processo de tomada de decisões, como também são as demais funções da administração, pois para organizar você terá que dividir, integrar e coordenar as actividades e os recursos organizacionais, de forma profissional.
É importante que tenha sempre em mente que a organização permite:
- Distribuir as tarefas e os recursos entre os membros do grupo ou da empresa;
- Definir cada responsabilidade, cada relacionamento, cada autoridade, direitos e deveres entre membros;
- Estabelecer quando e onde as decisões devem ser tomadas.
3. DIREÇÃO
A direcção está relacionada com os processos de gestão pessoal ou de grupos de pessoas. Portanto, dirigir significa:
- Liderar, motivar e coordenar os trabalhadores no desenvolvimento de suas tarefas e actividades;
- Selecionar o canal de comunicação mais adequado para o grupo;
- Resolver os conflitos entre os membros activos e passivos, e todos os subordinados do grupo.
A direção é muito mais complexa do que o planeamento e organização, por se concentrar no comportamento activo ou reactivo das pessoas – área humana.
É necessário e fundamental que você criar todas as condições para proporcionar um ambiente favorável e propício à execução das actividades e de todo o trabalho com qualidade desejada e, além disso, para que haja satisfação e realização das próprias pessoas – o que de certo modo não é nada fácil sem que possua um conhecimento da filosofia do pensamento e comportamento humano.
Muitas das vezes, grandes planos caem a fundo – falem, exactamente por causa das interferências do pessoal integrado no grupo – é por esse motivo que para que o gestor não incorra em vulnerabilidades e riscos, devem dotar de técnicas de gestão humana – Recursos Humanos. Farei questão de escrever sobre isso. A si desejo sucessos.
4. CONTROLE
O controle é a última dica das quatros funções para uma boa administração, que aparece para assegurar que os objectivos sejam alcançados com sucesso. Para realizar essa função você precisará:
- Monitorar e avaliar o desempenho pessoal, do grupo ou da empresa;
- Comparar os resultados da acção anterior com os objectivos planeados;
- Corrigir os possíveis desvios encontrados.
Ela requer atenção as medidas de desempenho, a verificação sistemática do desempenho efectivo e sua comparação com os padrões e objectivos já planeados. A possibilidade de surgimento de desvios é real, e no caso de haver devem ser implementadas imediatamente as medidas correctivas.
Nota que o objectivo principal do controle é de garantir que os objectivos não sejam perdidos, isto em nenhuma circunstância, mantendo o rumo pretendido ou planeando mudanças melhorativas.
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